项目规划指南

Behance / 2023年3月29日

设计理论 68 0 0

“嗨，Aniket，很高兴再次见到你！” 我的经理在我从印度的两个月年假回来后向我打招呼。那时，我在欧洲最大的时尚电子商务公司之一的Zalando公司担任产品经理。

回来后，我问我的经理，她是否知道我接下来要做什么。我们开了一个小时的会，我得知我将领导一个最复杂的产品–我们内部内容管理系统的一个全新版本。至少可以说，我很高兴。

在一天结束时，我被分配的任务是为这个产品提出一个粗略的项目计划。尽管那时我曾参与制定过多个项目计划，但我还是很紧张。这个产品很复杂，有数百个用例。我不知道该从哪里开始。这是第一次为一个高度复杂的产品制定项目计划的经验。

在这篇博客中，我们将介绍项目计划的重要性和它的关键因素。我们会看一个项目计划模板，通过一个现实的例子，并介绍在你的组织中有效的项目计划的技巧。让我们开始吧!

背景资料：项目管理生命周期

在我们进入项目规划之前，了解一个项目的生命周期是很重要的：

启动 – 这是项目的开始。理想情况下，这是确定项目的需求和确定项目的地方。
规划 – 这包括项目的端到端规划。规划的主要部分是定义项目目标、范围、复杂性、工作、时间表、预算和风险管理。
执行 – 这个阶段是所有相关团队聚集在一起，执行他们的项目部分。
持续监控–在整个项目过程中，对进度进行监测和控制。任何偏差或障碍都会得到澄清，以便顺利交付。
结束–这是项目的最后阶段，对工作进行审查，根据反馈意见，项目结束。

由于我们专注于项目规划，我们将深入探讨其不同的要素。然而，要做到这一点，我们首先需要了解为什么项目规划很重要。

项目规划的重要性

我在Zalando负责的项目是一个非常复杂的项目。完成项目的预计时间是一年，这在软件开发领域是相当高的。

有三个工程团队参与，每个团队有7-8名成员。当涉及到复杂的项目时，必须要有一个强有力的项目计划。

以下是项目规划重要的几个原因：

一开始就明确了目标和目的

俗话说：”没有目标，你就不能得分”。

每个项目都需要一个目标或结果，以便团队了解他们应该做什么。项目规划有助于实现这一点。

有助于时间线和预算

最初的项目规划有助于了解团队估计需要多少时间以及项目需要多少资金。后者包括员工工资、硬件成本、培训等。

尽早发现风险

这是项目计划的一个极其重要的部分。项目规划有助于识别潜在的阻碍因素或风险，从而使项目经理和团队能够创建一个风险缓解策略。

增加合作

一个强有力的项目计划有助于每个人了解他们的责任。这反过来又帮助团队有效协作，并在时间框架内完成项目。

项目规划的关键因素

接下来，让我们回顾一下项目规划的关键因素：

目标

这一点不言自明，它是项目结束时希望实现的目标。重要的是要有SMART目标，这样它们就会尽可能地具体和明确。

范围

这是项目计划中团队决定的第一个要素。范围帮助团队了解他们需要实现的目标，并为产品提供方向。范围通常包括目的、目标、预期交付和项目限制。

时间表

这有助于团队了解他们需要在什么时候交付项目，以及如何将项目划分为小的、可执行的里程碑，以适应总的时间线。它还包括资源的分配、人员设备和必要的培训。

预算

预算详细说明了项目的财务部分。像完成项目需要花多少钱，资金来源是什么，收入项目是什么等问题都通过预算来回答。这也包括团队成员的工资、培训费用、设备费用等。

风险

每个项目都有自己的风险。风险是可能影响项目成功完成的因素。这些因素可能是资源的可用性，法律和/或法规的遵守，或技术限制。

在早期评估风险有助于详细说明如何减轻风险以成功交付项目。需要注意的一点是，不可能在早期识别所有的风险。例如，没有公司能够预测COVID-19爆发的规模。这证明了有些风险是公司和团队无法控制的。

沟通计划

一个项目需要不同团队成员之间的有效合作，如设计师、工程师、营销人员、销售人员等。为了实现这一点，一个项目需要有一个强有力的沟通计划。这包括会议时间表、沟通方式和报告要求。

变更管理计划

正如在风险部分所提到的，有些时候，由于未识别的或未计划的风险，项目需要改变。这些变化可能会影响到项目的范围、时间表、预算、资源或任何其他部分。

这就是为什么需要讨论变更管理计划。这个计划概述了如何改变一个项目，如何与利益相关者沟通变化，以及如何解决关切或冲突。

利益相关者管理计划

每个项目都有利益相关者。利益相关者可以在完成项目中发挥积极作用，如工程和设计师，或者仅仅是可能对项目的状况感兴趣，如更高的管理层。

有一个利益相关者管理计划将使利益相关者受到教育和参与，从而消除任何阻碍或担忧。

团队角色和责任

如前所述，一个项目需要不同团队和团队成员之间的积极合作。这就是为什么明确定义谁将从事什么工作是极其重要的。它也有助于概述每个团队成员、项目经理、项目发起人等的责任。

项目计划模板

这里有一个我创建的免费项目计划模板。请在您方便的时候自由使用它。这突出了上面提到的项目计划部分的关键因素的所有要点。

你可以通过进入 “文件”>”制作副本 “来制作这个模板，为你的项目进行定制。

项目计划实例

让我们通过一个例子，使用上述模板创建一个项目计划。

项目目标

我们将从项目目标开始。如前所述，项目计划的第一部分是了解项目的需求。这样做的结果是要有一个具体的目标和结果。这是最关键的部分，因为它将推动整个项目的发展。

例如，假设我们为一家成熟的电子商务公司工作，该公司在销售时尚产品方面做得很好，我们已经确定了销售二手产品的需求。在这种情况下，目标是 “使卖家能够以他们想要的价格出售二手产品”。

范围

一旦确定了目标，下一步就是要确定范围。这有助于更快地交付成果。这里有一个例子：为了使卖家能够在电子商务商店中以他们想要的价格出售二手产品，我们需要：在网站上启用一个新的分类 “二手”，让用户发现；建立系统，使卖家能够以他们想要的价格出售第二种产品；并定义退货和换货政策。

这些只是团队需要努力的几个方面。而因此，重要的是要确定项目的范围，以便团队更容易交付。例如，让卖家能够以他们想要的价格出售二手T恤。这将有助于团队只专注于一个类别，而不是几十个其他类别，从而有一个明确的工作范围。

时间表

接下来，我们有时间线。如前所述，这有助于团队知道他们需要多长时间交付项目。对于我们的例子，我们可以说，我们的目标是使卖家能够以他们想要的价格出售二手T恤，应该在三个月内完成。每个月，都会有一个与项目目标相关的较小的发布。

预算

接下来是预算。这属于赞助商的范畴。通常，那是来自高层管理的人。我们需要知道哪些物理资源、人力资源和物理位置是必要的。

比如说：

需要哪些实物资源？
- 六个小组成员的六套硬件及相关软件
需要哪些人力资源？
- 六个团队成员：三个后端，两个前端，一个项目经理
需要哪些实际地点？
- 可容纳六人的办公空间

风险

风险是项目的一个极其关键的部分，它有助于在早期识别潜在的风险并建立一个应急计划。我们可以问自己，比如，”如果项目没有在时间内交付怎么办？” “如果项目需要更多预算怎么办？”或 “如果公司没有找到卖家出售二手产品怎么办？”

对于第一个问题，我们可以根据需要完成的内容，取消项目的范围。对于第二个问题，评估原因并寻找筹资机会。而对于第三个问题，我们可以了解原因并迭代产品（或关闭它，取决于反馈）。

沟通计划

这是项目的骨干，使项目受众保持一致。

这里有一个沟通计划的例子：

所有利益相关者之间每周进行一次检查
两周一次的通讯，让所有利益相关者了解情况
为利益相关者提供谷歌聊天室，进行日常交流

变革管理计划

诸如 “如果出了问题怎么办？”这样的问题在本节中得到了照顾。

尽快通知主要利益相关者，在这种情况下，他们是高层管理人员（包括首席执行官、首席技术官和首席采购官）。同时，评估变化的成本并进行沟通。

利益相关者管理计划

这一部分讲述了谁是相关的利益相关者，应该如何通知他们，以及多久通知一次。在这种情况下，利益相关者是高层管理人员、工程团队、运营团队和设计团队。他们应该每两周通过电子邮件被告知一次。

团队角色和责任

最后，每个项目都需要不同团队之间的积极合作。也因此，有必要了解谁参与了这个项目，他们的角色是什么。

例如，工程部门将致力于构建软件，设计团队将设计功能和端到端的流程，而项目经理将领导项目。

这里是有所有填写答案的模板。

有效项目规划的5个提示

以下是我对有效项目规划的一些经验教训和建议：

从第一天起，就让所有相关的利益相关者参与进来。有时，工程或设计是后来才包括的，这不仅影响到时间表，甚至影响到项目的范围。
创建一个现实的时间表。包括缓冲区、团队成员的假期、病假和节假日。意外事件时有发生，最好是在项目规划之初就考虑到它们。
保持积极的沟通。沟通过度总比沟通不足好。此外，积极的定期沟通可以帮助更早地识别路障或风险。
识别正确的利益相关者并确定其优先次序。一些利益相关者将是发起人或参与者，因此在整个项目中会非常积极。其他人则是被动的。对利益相关者进行分类，并根据优先级定期与他们沟通。
要敏捷。始终为最坏的情况做准备，保持团队的敏捷性。这包括创建一个强大的变革管理计划，并在早期确定潜在的风险。