激发创造力:优化有效构思会议,打造引人入胜的聚会体验
在今天的混合工作环境中,会议已经变得非常多,但不幸的是,许多会议仍然存在着效率低下和效果不佳的问题。具体来说,旨在产生想法以解决与人、流程或产品有关的各种挑战的会议,会遇到反复出现的问题。这些会议缺乏明确的目标,阻碍了人们的积极参与,而组织者往往主导了对话,导致了数量有限的想法不能完全解决问题。组织者和与会者都会对结果感到不满意。
故意的想法
通过有意识地接近这些陷阱并进行仔细的规划,组织者或主持人可以克服这些问题。以下是举办一次有效的构思会议需要注意的一些关键方面:
- 清晰和明确的目标: 会议邀请函在为与会者设定期望方面起着至关重要的作用(参见 “归属感设计 “以了解更多关于邀请函的时刻)。清楚地传达会议的目标和目的,使与会者能够有效地准备和参与。
- 简明的问题定义: 当小组分享对问题的全面理解时,想法的质量就会提高。鼓励合作识别和记录痛点,使想法能更有效地解决根本问题。5个为什么练习 “是深入问题空间的一种方法。
- 培养心理安全: 建立一个安全的环境,培养参与者之间的信任。积极设计和培养心理安全,使个人能够自由分享他们的想法和意见。这种包容性的氛围是释放创造力的基础。
- 结构化的构思: 与其以 “你有什么想法?”开始的开放式讨论,不如利用提供结构和约束的指导性构思练习。人类常常在没有界限的情况下努力构思,因此提供一个框架有助于参与者集中精力,产生更有针对性的想法。
- 多样化的交流模式: 除了口头上的小组讨论外,还包括其他形式的交流,如写作、绘画、建筑、或个人和配对讨论。拥抱多样化的交流模式可以鼓励更多的想法和观点,减少偏见,提高创造力。
- 强调想法的数量: 鼓励产生大量的想法,而不是满足于有限的数量。数量往往会带来质量,因为它允许更多的探索和不同的可能性。记住,第一个提出的想法可能不是最好的。
- 避免评估想法: 在构思会议期间,避免评判或评估想法。目标是探索广泛的可能性,而不给任何想法贴上 “坏 “或 “错 “的标签,直到它们被测试和证明。
通过努力实现这些原则,你可以创造一个更加有效和富有成效的构思会议。
任何人都可以进行思想会议
为了解决与此类会议相关的低效率和挫折感,我开发了一个简明有力的议程,利用设计思维方法和思维方式,可以为你即将到来的构思会议定制。
下面的议程样本是假设问题的定义是明确的。如果不是这样的话,请在构思会议之前举行一次会议,以便对问题进行调整。诸如访谈、亲和图、制定用户需求声明和 “我们怎么做 “的问题等工具在促进这一讨论方面非常有用。
构思会议的议程样本
估计需要的时间: 45-60分钟
- 介绍和基本规则(2分钟)
- 分享构思会议的议程。
- 回顾会议的任何基本规则或准则。
- 留出时间让与会者提出问题或寻求澄清。
2. 热身运动(5-10分钟)
- 进行热身运动,以促进创造力,并在参与者之间建立融洽的关系,如30圈或一件事,九种方法。
- 选择一个与会议目标一致的活动,并反映会议计划的活动。在谷歌上快速搜索 “设计思维热身练习”,就能找到一些潜在的活动。
3. 确定问题的框架(2分钟)
- 分享一个单一的工件(幻灯片、Word文档、白板工具中的文本部分),作为问题的总结,为参与者提供一个参考点,以固定他们的思维,并在整个会议期间根据需要重新审视。
4. 指导性构思和点状投票(30分钟)
- 选择1-2个有指导性的构思练习,如疯狂8点,混搭,六顶思考帽。在谷歌上快速搜索 “构思技术-设计思维”,就能找到大量的潜在练习。
- 提供明确的指示。
- 使用 “点阵 “和/或 “优先矩阵 “来选择最有希望的想法。
5. 接下来的步骤和结束语(5分钟)
- 为选定的想法指定所有者或倡导者,他们将负责推动这些想法的实施(如果尚未知道)。
- 总结所做的关键决定和将要采取的行动。
- 澄清任何后续任务或分配。
- 对与会者的贡献表示感谢,并以积极的语气结束会议。
主持人最重要的工作发生在会议之外
为了促进一次成功的构思会议,适当的准备是会议组织者的关键。这包括计划议程(总是留出比你想象的更多的时间),设置工作空间(当面或虚拟使用白板工具,如FigJam、Miro和Mural),并确保参与者准备就绪(会议邀请,前期工作)。作为主持人,要拿出足够的时间来准备,以便在时间到来时,你能完全专注于会议并与参与者互动。关于组织研讨会的更多指导,我强烈推荐阅读《研讨会生存指南》。
在一次富有成效的构思会议之后,对与会者的时间和想法表示感谢是很重要的。考虑表达感激之情,并强调小组产生的令人印象深刻的想法的数量,这往往是一个惊喜。
构思会议不仅仅是产生想法
虽然构思会议的明显目标是产生解决问题的想法,但这种特殊的工作方式也能在团队中产生兴奋和友情。参与者在离开会议时,会对即将到来的事情感到振奋,而不是质疑当初聚会的原因。
关于想法和构思的重要性,我推荐阅读斯坦福大学d.school的Jeremy Utley和Peter Klebahn的Ideaflow,他们阐述了超越单一研讨会或活动的构思实践。你的团队是如何支持构思的?