学会这些PPT小技巧，让你的PPT操作效率翻倍

 

你好，我是陈西。

今天我们来看一些PPT中的操作小技巧，快速让你的PPT操作效率翻倍，上台汇报更有信心。

直接进入正题啦。

1.关于PPT的保存问题。

职场人或者学生党在做PPT的时候，可能都遇到过PPT奔溃的情况，或者什么断电，电脑蓝屏等等意外情况。

这个时候PPT保存的重要性就显现出来啦！

如果你没有及时保存，那么费了半天功夫做的PPT就会灰飞烟灭一部分，又得重新补上没有保存的那一部分，会很难受的。

所以很多人推荐把PPT的自动保存时间缩短成1分钟，这样就不用担心啦。其实这是错误的哦。

我们先来看看怎么修改PPT的自动保存时间。点击文件选项卡，找到最下面的选项，点开之后再找到保存，就可以看到设置保存时间的地方了。

个人建议直接默认就好，不需要设置那么短的自动保存时间，保存节奏那么快，反而更容易卡。

因为PPT在自动保存的时候，需要你停下操作，如果你正在操作一些图片或者元素比较多时，软件反应不过来就会卡机，然后就容易奔溃。

那么最保险的应该怎么做呢？

那就是手动保存，按Ctrl+S就好啦，做完几步操作后，就手动保存一下，在手动保存的时候，你会停下来，这个时候软件就不容易奔溃。

不仅仅是PPT，还有Word，PS等等软件，也要养成手动保存的习惯，减少意外产生时不必要的重复操作。

2.快速访问工具栏的设置。

快速访问工具栏的设置可以大大节省我们操作的时间。

那么怎么设置呢？

有两种设置的方式。

第一种，点击文件选项卡，点击最下面的选项，就可以看到快速访问工具栏了。

然后就可以根据自己的操作习惯进行设置了。左边有所以的PPT操作的工具，找到常用的，选中，然后点击中间的添加按钮即可。

按钮的调节，可以确定他们之间的前后关系，设置好之

添加到右边之后，可以选择这个工具，进行右侧上下后可以点击确定即可。

第二种，直接在选项卡空白处右键，也可以进入快速访问工具栏的设置。

进入之后，设置的方式和之前的就是一样的啦。

另外，快速访问工具栏可以显示在功能区的上方和下方。看上图，右键即可调节。一般情况下放在下方，更加方便操作。

3.关于PPT插件问题。

有时候我们制作PPT，为了提升效率，会使用一些插件，但是在使用插件的过程中也会遇到一些小问题。

比如我们安装了某些PPT插件，可以却找不到它们，那该怎么办？

这个时候，可以点击文件，再点击最下面的选项，进入之后，找到加载项，看下面的COM加载项，点击转到。

然后选择自己安装的要使用的PPT插件，在前面打勾即可，然后确定稍等一下就可以啦。

当然，如果装了太多的PPT插件，在启动PPT的时候会比较卡。

所以这个时候也可以到加载项里面，把这些插件前面的勾去掉。要用的时候再打开，毕竟一般情况下使用插件并不多。

但是，有时候这样操作，并不能将这些插件调出来，又该怎么办？

首先还是点开文件，找到最下面选项，再找到加载项。

找到加载项之后，不要点COM加载项的转到，你需要点开，找到下面的禁用项目，选择，再点击转到。

然后你就会看到禁用项目。找到那个PPT插件，再点击启用就可以啦。

如果上面两个方法都没有办法调出插件，那么可能就需要卸载重装了。

4.关于幻灯片放映加不加动画问题。

很多时候做汇报呢，我们辛辛苦苦做了不少动画，可是到了要上台汇报的时候，被告知说时间不够，不用给PPT加动画了。

或者很多小伙伴套用了PPT模板，但是不想要PPT模板里面那些复杂的动画，就想要用一个静态的。

那么这些时候该怎么办？

一个一个动画删除吗？这样子效率肯定很低呀！说不准哪时候又要动画呢？

这个时候可以在幻灯片放映里面进行调节。

点击幻灯片放映选项卡，找到设置幻灯片放映，不需要加动画的话，直接勾选那个放映时不加动画即可。如果又要动画，再把勾去掉，很机智！

5.关于演示者视图问题。

有时候演讲稿太多，不想背，怎么办？

可以偷懒给幻灯片添加备注，然后使用演讲者视图模式，这样自己就可以看到备注，而听众只能看到整个PPT页面，向你投来羡慕的目光！

但是，要记得勾选演示者视图模式。

在幻灯片放映里面，可以找到勾选上。一般情况下应该是默认的。

这样你就可以使用演示者视图模式啦。

听众只能看到你的PPT整个页面，而你可以看到整个后台的区域，看到下一张幻灯片，看到备注的文字，可以说很棒哒！

6.关于母版的操作小技巧。

可以把母版这个功能按钮放在快速访问工具栏上，这样就可以快速进入母版视图进行设置。

有时候，我们回车新建一页空白页，但是会带有母版里面的一些框框，还得慢慢删，很麻烦，这时候可以怎么做？

直接进入母版里面，删除所有不必要的页面，留下两张删不了的，这时候将上面的框框全部删除即可。回到正常的视图回车新建空白页就是干净的啦。

当然，有时候做PPT呢，会偶尔到PPT页面之外的区域操作，或者不小心滑了一下鼠标，那么这时候PPT页面就会跳到下一页，很烦！

怎么解决这个问题呢？

还是进入到母版里面，按住Ctrl并滚动鼠标滚轮可以对页面进行缩放。

将页面缩到最小，然后在页面的两个对角各加一个小矩形，再回到正常视图就可以解决这个问题啦。

当然，这个操作看个人喜好，我就比较喜欢使用，不喜欢使用按照自己的习惯就好。

7.关于幻灯片切换的问题。

幻灯片切换这里面也有一个经常困扰小伙伴的问题。

很多小伙伴制作幻灯片为了节省时间，提升效率，会去使用一些别人做的PPT模板。

但是做好之后，又不试一下全屏播放，等到上台演讲的时候发现幻灯片是自动切换的，不是讲完这一页点击一下再到下一页。这时候就慌了，不知道怎么办了。

其实很简单，找到切换选项卡，看到右侧，勾选单击鼠标时，将设置自动换片时间前的勾去掉即可。

但是，如果每一页都这样慢慢去勾选，那还怎么演讲，岂不让别人看笑话！

这个时候你勾选好之后，再点击一下左边的应用到全部就可以啦。

当然，这样做有一个缺点，那就是如果你设置了每一页不同的换片方式，这个时候应用到全部就只有当前这一种换片方式了。

所以PPT在做好之后，一定不要偷懒，要全屏放映一下，防患于未然，这个时候出现问题还有时间可以调整。

8.关于幻灯片中格式刷的问题。

很多小伙伴做PPT的时候，要给不同的形状添加同样的效果，或者同样效果的动画，这个时候通常都是一个一个慢慢去调节，这样效率很低。

一定要记住，PPT中有两把很重要的刷子。那就是格式刷和动画刷。

选择调节好效果的元素，点击相应的格式刷，再点击要添加同样效果的元素即可。

如果你要给好几个元素添加同样的效果，那该怎么办？刷完一个再回去点击格式刷再刷下一个吗？

这样效率明显很低呀！

这个时候，你选中添加了效果的元素，双击格式刷，速度要快点，这样你就可以连续给不同的元素刷上相同的效果。

如果要取消的话，点击一下页面空白处或者再次单击格式刷即可。

动画刷也是这样子的操作，一模一样的。

以上，完。

END